Ορισμοί

«Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα»: κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο. Αυτό δεν συμπεριλαμβάνει δεδομένα όπου η ταυτότητα/προέλευση τους έχει αφαιρεθεί (γνωστά ως ‘ανώνυμα δεδομένα’).

«Υπεύθυνος Επεξεργασίας»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που, μόνα ή από κοινού με άλλα, καθορίζουν τους σκοπούς και τον τρόπο της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

«Εκτελών την επεξεργασία»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, δημόσια αρχή, υπηρεσία ή άλλος φορέας που επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό του υπευθύνου της επεξεργασίας.

«Υποκείμενο των Δεδομένων»: το φυσικό πρόσωπο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας, όπως όνομα, σε αριθμό ταυτότητας, σε δεδομένα θέσης, σε επιγραμμικό αναγνωριστικό ταυτότητας ή σε έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου.

«Επεξεργασία»: κάθε πράξη ή σειρά πράξεων που πραγματοποιείται με ή χωρίς τη χρήση αυτοματοποιημένων μέσων, σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ή σε σύνολα δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως η συλλογή, η καταχώριση, η οργάνωση, η διάρθρωση, η αποθήκευση, η προσαρμογή ή η μεταβολή, η ανάκτηση, η αναζήτηση πληροφοριών, η χρήση, η κοινολόγηση με διαβίβαση, η διάδοση ή κάθε άλλη μορφή διάθεσης, η συσχέτιση ή ο συνδυασμός, ο περιορισμός, η διαγραφή ή η καταστροφή.

«Συγκατάθεση» του Υποκειμένου των Δεδομένων: κάθε ένδειξη βουλήσεως, ελεύθερη, συγκεκριμένη, ρητή και εν πλήρει επιγνώσει, με την οποία το υποκείμενο των δεδομένων εκδηλώνει ότι συμφωνεί, με δήλωση ή με σαφή θετική ενέργεια, να αποτελέσουν αντικείμενο επεξεργασίας τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν.

1. Σκοπός και Βασικές Αρχές

Η Πολιτική Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (εφεξής η «Πολιτική») αφορά την επεξεργασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΔΠΧ) από το Τεχνολογικό Πανεπιστήμιο Κύπρου (ΤΕΠΑΚ).

Η Πολιτική και η προκύπτουσα επεξεργασία στην οποία το ΤΕΠΑΚ προβαίνει, θα διασφαλίζει ότι τα ΔΠΧ :

• υφίστανται θεμιτή και νόμιμη επεξεργασία
• συλλέγονται για προσδιορισμένους, σαφείς και νόμιμους σκοπούς και δεν υφίστανται μεταγενέστερη επεξεργασία ασυμβίβαστη με τους σκοπούς αυτούς
• είναι συναφή, πρόσφορα και όχι περισσότερα από ό,τι κάθε φορά απαιτείται ενόψει των σκοπών της επεξεργασίας
• είναι ακριβή και, εφόσον χρειάζεται, υποβάλλονται σε ενημέρωση και
• διατηρούνται σε μορφή που να επιτρέπει τον προσδιορισμό της ταυτότητας των υποκειμένων τους μόνο κατά τη διάρκεια της περιόδου που απαιτείται, κατά την κρίση της Επιτρόπου, για την πραγματοποίηση των σκοπών της συλλογής τους και της επεξεργασίας τους

Χωρίς να επηρεάζονται τα πιο πάνω, το ΤΕΠΑΚ, δια της παρούσας Πολιτικής δεσμεύεται ως προς την προστασία των προσωπικών σας δεδομένων. Το ΤΕΠΑΚ συλλέγει, επεξεργάζεται και  χρησιμοποιεί τα εν λόγω προσωπικά δεδομένα σε πλήρη συμμόρφωση με τις αρχές του Γενικού Κανονισμού 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων, όσον αφορά την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων και την ελεύθερη κυκλοφορία τέτοιων δεδομένων (εφεξής ‘ΓΚΠΔ’), την εκάστοτε ισχύουσα νομοθεσία ως τροποποιείται κατά καιρούς καθώς και οποιεσδήποτε άλλες νομικές και/ή κανονιστικές υποχρεώσεις. 

Η Πολιτική αυτή στοχεύει να σας ενημερώσει για το πως και για ποιους σκοπούς το ΤΕΠΑΚ χρησιμοποιεί, επεξεργάζεται και διαφυλάσσει τα προσωπικά σας δεδομένα. Παρακάτω παρέχουμε πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας  δεδομένων και τα δικαιώματα σχετικά με την προστασία των δεδομένων αυτών που σας παρέχονται. Το περιεχόμενο και το εύρος της  επεξεργασίας δεδομένων βασίζονται σε μεγάλο βαθμό σε κάθε ένα από τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που έχετε ζητήσει ή που έχουν συμφωνηθεί μαζί σας.

Η συμμόρφωση προς την παρούσα Πολιτική ισχύει για όλο το προσωπικό του ΤΕΠΑΚ, συμπεριλαμβανομένων των Πρυτανικών Αρχών, του Συμβουλίου, της Διευθυντικής Ομάδας, των Κοσμητόρων και των Προέδρων των Τμημάτων. Όλοι οι πιο πάνω αναφερθέντες ενεργούν ως πρότυπα συμπεριφοράς όσον αφορά τη συμμόρφωση με την παρούσα Πολιτική.

2.Συλλογή και Επεξεργασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα

Επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά δεδομένα τα οποία λαμβάνουμε από εσάς στο πλαίσιο των επιχειρηματικών ή/και ακαδημαϊκών σχέσεων μας. Για σκοπούς παροχής των υπηρεσιών μας και στο βαθμό που ήθελε θεωρηθεί αναγκαίο, επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα τα οποία είναι συνάμα ανακτήσιμα από δημοσίως προσβάσιμες πηγές.

Συγκεκριμένα, το ΤΕΠΑΚ επεξεργάζεται ΔΠΧ όπως του προσωπικού, αιτητών, φοιτητών, προσφοροδοτών, συνταξιούχων, συνεργατών για νόμιμους σκοπούς. Το Πανεπιστήμιο διατηρεί πληροφορίες σχετικά με τους προαναφερθέντες ουσιαστικά από πληροφορίες που οι ίδιοι παρέχουν στο Πανεπιστήμιο.

Τα αρχεία μας περιέχουν:

• το ονοματεπώνυμο σας,
• την ταυτότητα σας,
• τον αριθμό κοινωνικών ασφαλίσεων σας,
• τη διεύθυνση κατοικίας σας,
• την ηλεκτρονική σας διεύθυνση,
• τα βιογραφικά σας στοιχεία,
• μισθολογικά δεδομένα,
• το ΙΒΑΝ σας,
• αντίγραφα ακαδημαϊκών και επαγγελματικών προσόντων,
• κοινωνικοοικονομικές πληροφορίες σχετικά με την οικογένεια σας,
• τα ακαδημαϊκά επιτεύγματα σας,
• τα σεμινάρια παρακολούθησης σας και τα αποτελέσματα σας κ.α.

Μερικά είδη πληροφοριών δύναται να ταξινομούνται ως ‘ευαίσθητα’ για σκοπούς του Ευρωπαϊκού δικαίου προστασίας δεδομένων και θα πρέπει να αναφερθεί ότι υπάρχουν πρόσθετοι περιορισμοί  σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο πιθανόν να χρησιμοποιούμε και να χειριζόμαστε αυτές τις πληροφορίες.  Γενικά, είναι αναγκαίο να λάβουμε την συγκατάθεση σας για να μπορούμε να χειριζόμαστε και να χρησιμοποιούμε τέτοιες πληροφορίες. Σε κάθε περίπτωση, μπορεί να διατηρήσουμε και να χρησιμοποιήσουμε τις εν λόγω πληροφορίες βασισμένοι σε περιορισμένους νομικούς σκοπούς ήτοι για να διασφαλιστεί η συμμόρφωση με την πολιτική ισότητας ευκαιριών που ακολουθούμε καθώς επίσης και η συμμόρφωση με τους κανόνες υγείας και ασφάλειας ή εάν κριθεί απαραίτητο, για να προστατεύσουμε τα ουσιώδη συμφέροντα σας (vital interests), για σκοπούς νομικών απαιτήσεων ή για σκοπούς δημοσίου συμφέροντος. 

Θα σας γνωστοποιούμε πάντα τους σκοπούς για τους οποίους επιθυμούμε να χρησιμοποιήσουμε τις ευαίσθητες πληροφορίες σας όταν αυτές συλλέγονται και αν χρειαστεί, να λάβουμε την συγκατάθεση σας τη δεδομένη στιγμή. Σε κάθε περίπτωση, θα έχετε, ανά πάσα στιγμή, τη δυνατότητα να αποσύρεται τη συγκατάθεση σας αυτή.

Βάσεις της επεξεργασίας των ΔΠΧ και νομικό υπόβαθρο για τις πιο πάνω κατηγορίες:

Επεξεργαζόμαστε τα πιο πάνω δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σύμφωνα με τις διατάξεις του ΓΚΠΔ καθώς και την από καιρού εις καιρόν ισχύουσα τοπική νομοθεσία που αφορά την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

• Για την συμμόρφωση με νομική υποχρέωση που δύναται να προκύπτει

Ως ακαδημαϊκό ινστιτούτο, οφείλουμε να συμμορφωνόμαστε με διάφορες νομικές υποχρεώσεις.

• Για την εκτέλεση της συμβατικής μας σχέσης
• Για λόγους προστασίας έννομων συμφερόντων του Υπεύθυνου Επεξεργασίας/ΤΕΠΑΚ

Εφόσον καταστεί αναγκαίο, επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας πέραν της διεξαγωγής των υποχρεώσεων μας ως πανεπιστήμιο, για την προστασία των έννομων συμφερόντων που επιδιώκονται από εμάς ή από ένα τρίτο μέρος.

• Βασιζόμενοι στη δική σας συγκατάθεση

Στον βαθμό στον οποίο μας έχετε παρέχει συγκατάθεση σχετικά με την επεξεργασία των  προσωπικών σας δεδομένων, η νομιμότητα της εν λόγω επεξεργασίας υπόκειται στη συγκατάθεση σας. Η συγκατάθεση σας αυτή μπορεί να ανακληθεί σε οποιοδήποτε χρόνο επικοινωνώντας μαζί μας.

Το ίδιο ισχύει και στην ανάκληση δηλώσεων συγκατάθεσης που μας είχαν χορηγηθεί πριν τεθεί σε ισχύ ο ΓΚΠΔ, δηλαδή πριν την 25ην  Μαΐου 2018.

Παρακαλώ όπως σημειώσετε ότι θα χρησιμοποιήσουμε τα προσωπικά σας δεδομένα μόνο για τους σκοπούς για τους οποίους τα συλλέξαμε, εκτός εάν εύλογα θεωρήσουμε ότι χρειάζεται να τα χρησιμοποιήσουμε για άλλο συναφή σκοπό ο οποίος είναι συμβατός με τον αρχικό. Εφόσον επιθυμείτε να λάβετε εξήγηση για το πώς η επεξεργασία των δεδομένων δυνάμει του νέου αυτού σκοπού είναι συμβατή με τον αρχικό σκοπό, παρακαλούμε όπως επικοινωνήστε μαζί μας.

Εάν χρειαστεί να χρησιμοποιήσουμε τα προσωπικά σας δεδομένα για ένα άσχετο και/ή ασύμβατο σκοπό, θα σας ενημερώσουμε και θα σας εξηγήσουμε το νομικό υπόβαθρο που μας επιτρέπει να πράξουμε αυτό.

3. Διατήρηση Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα στο ΤΕΠΑΚ

Το ΤΕΠΑΚ διατηρεί τα προσωπικά δεδομένα για όσο χρόνο απαιτείται για τη νόμιμη επεξεργασία τους.

Τα προσωπικά σας δεδομένα θα διατηρούνται για όσο χρονικό διάστημα είναι απαραίτητο για την εκπλήρωση των σκοπών για τους οποίους περισυλλέχθηκαν, μεταξύ άλλων για την εκπλήρωση οποιωνδήποτε νομικών, λογιστικών ή εκθεσιακών απαιτήσεων. Λεπτομέρειες για τις περιόδους διατήρησης καταγράφονται στο Αρχείο Δραστηριοτήτων Επεξεργασίας του Τεχνολογικού Πανεπιστημίου Κύπρου.

Σε ορισμένες περιπτώσεις τα προσωπικά σας δεδομένα δύναται να ανωνυμοποιηθούν ώστε να μην μπορούν πλέον να συσχετιστούν με εσάς, οπότε έχουμε το δικαίωμα να χρησιμοποιήσουμε αυτές τις πληροφορίες χωρίς να σας ειδοποιήσουμε.

Λεπτομέρειες σχετικά με τις περιόδους διατήρησης διάφορων στοιχείων μπορούν να βρεθούν στο κάθε ανάλογο τμήμα ή/και μπορεί να επικοινωνήσετε με την Υπεύθυνη Προστασίας Δεδομένων στο e-mail: gdpr.dpo@cut.ac.cy

4. Διαβίβαση των Δεδομένων σας εντός και εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης

Στα πλαίσια των καθηκόντων μας, τα δεδομένα σας δύνανται να μεταβιβάζονται σε έμπιστα τρίτα πρόσωπα με τα οποία συνεργαζόμαστε στα πλαίσια της σχέσης μας και της επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων. Η οποιαδήποτε μεταβίβαση γίνεται στα πλαίσια συμμόρφωσης του ΓΚΠΔ και λαμβάνονται όλα τα εύλογα μέτρα για διασφάλιση και των εν λόγω τρίτων προσώπων με τον ΓΚΠΔ.

Ο ΓΚΠΔ και η από καιρού εις καιρόν ισχύουσα τοπική νομοθεσία απαγορεύει τη μεταφορά προσωπικών δεδομένων εκτός της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας (η «Ε.Ο.Κ») εκτός εάν πληρούνται συγκεκριμένα κριτήρια για την προστασία των εν λόγω προσωπικών δεδομένων.

Δεδομένα θα μεταφέρονται σε χώρες εκτός της Ε.Ε. ή της Ε.Ο.Κ. μόνο εάν

(i) αυτό απαιτείται δια νόμου ή

(ii) μας παρείχατε την συγκατάθεση σας και/ή μας καλέσατε να μεταφέρουμε τα δεδομένα αυτά.

Παρακαλώ όπως σημειώσετε ότι εάν χρησιμοποιηθούν παροχείς υπηρεσιών σε τρίτη χώρα, όλα τα εύλογα μέτρα θα ληφθούν για να διασφαλιστεί ότι αυτοί θα συμμορφώνονται με το επίπεδο προστασίας δεδομένων στην Ευρώπη με βάση των ΓΚΠΔ.

Οι οποιεσδήποτε μεταφορές σε μέρη που βρίσκονται εκτός της Ε.Ε. θα είναι σύμφωνες με τις νομικές και κανονιστικές πρόνοιες του ΓΚΠΔ και της από καιρού εις καιρόν ισχύουσας τοπικής νομοθεσίας.

5. Ασφάλεια δεδομένων

Έχουμε θέσει σε εφαρμογή κατάλληλα μέτρα ασφαλείας για να αποτραπεί η απώλεια, η χρήση ή η πρόσβαση των προσωπικών σας πληροφοριών με μη εξουσιοδοτημένο τρόπο, η αλλαγή ή η αποκάλυψή τους σε μη εξουσιοδοτημένα άτομα. Επιπλέον, περιορίζουμε την πρόσβαση στις προσωπικές σας πληροφορίες σε εκείνους τους υπαλλήλους, τους εργολάβους και άλλους τρίτους που έχουν επιχειρηματική ανάγκη να έχουν πρόσβαση. Θα επεξεργάζονται τα προσωπικά σας στοιχεία μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες μας και θα υπόκεινται σε υποχρέωση εμπιστευτικότητας.

Έχουμε θέσει σε εφαρμογή διαδικασίες για την αντιμετώπιση οποιασδήποτε πιθανής παραβίασης της ασφάλειας των δεδομένων και θα ειδοποιήσουμε εσάς και τυχόν εφαρμοστέους ρυθμιστικούς φορείς για πιθανή παραβίαση όπου θα είμαστε νομικά υποχρεωμένοι να το πράξουμε.

6. Δικαιώματα των Υποκειμένων

Τα Υποκείμενα των δεδομένων έχουν τα πιο κάτω δικαιώματα:

• Δικαίωμα στην ενημέρωση στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που τους αφορούν και λήψης πληροφοριών για αυτά, καθώς και για την προέλευση τους,
• Δικαίωμα στην πρόσβαση επιβεβαίωση των σκοπών επεξεργασίας τους, τους αποδέκτες ή τις κατηγορίες αποδεκτών τους και το χρονικό διάστημα αποθήκευσής τους,
• Δικαίωμα στη διόρθωση ανακριβών δεδομένων και συμπλήρωσης ελλιπών δεδομένων που τηρούνται,
• Δικαίωμα στη διαγραφή/λήθη των δεδομένων με την επιφύλαξη, ωστόσο, των υποχρεώσεων και των νομίμων δικαιωμάτων του ΤΕΠΑΚ προς διακράτησή τους για ελάχιστο συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, δυνάμει του εκάστοτε ισχύοντος νομοθετικού και κανονιστικού πλαισίου,
• Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας των δεδομένων, εφόσον, είτε αμφισβητείται η ακρίβεια τους, είτε η επεξεργασία τους είναι παράνομη, είτε δε συντρέχει πλέον ο σκοπός της επεξεργασίας και υπό την προϋπόθεση ότι δεν υφίσταται νόμιμος λόγος για τη διακράτησή τους,
• Δικαίωμα στη φορητότητα δεδομένων των δεδομένων σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας, υπό την προϋπόθεση ότι η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση του υποκειμένου και διενεργείται με αυτοματοποιημένα μέσα,
• Δικαίωμα εναντίωσης στην επεξεργασία  των δεδομένων που τους αφορούν για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάσταση τους και
• Δικαίωμα στη μη αυτοματοποιημένη ατομική λήψη αποφάσεων. Το υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να μην υπόκειται σε απόφαση που λαμβάνεται αποκλειστικά βάσει αυτοματοποιημένης επεξεργασίας (profiling), η οποία παράγει έννομα αποτελέσματα που το αφορούν ή το επηρεάζει σημαντικά με παρόμοιο τρόπο. Η επεξεργασία θα πρέπει να υπόκειται σε κατάλληλες διασφαλίσεις όπως το δικαίωμα απόκτησης ανθρώπινης παρέμβασης  τη δυνατότητα του υποκειμένου να εκφράσει την άποψη του κ.α.
• Δικαίωμα καταγγελίας στην Επίτροπο Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα οποιαδήποτε χρονική στιγμή το υποκείμενο πιστεύει ότι οποιοδήποτε από τα δικαιώματα του έχει παραβιασθεί.
• Δικαίωμα ανάκλησης της δήλωσης συγκατάθεσης του υποκειμένου ανά πάσα στιγμή. Η ανάκληση της συγκατάθεσης του υποκειμένου δεν θίγει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίστηκε σε αυτή πριν την ανάκληση της.

Σε περίπτωση που το ΤΕΠΑΚ, ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας Προσωπικών Δεδομένων, έχει έννομο συμφέρον διατήρησης των Προσωπικών Δεδομένων που το αφορούν, το αίτημα του υποκειμένου για ανάκληση και/ή διαγραφή τους μπορεί να μην γίνει αποδεκτό.

7. Επιλογή στην Μη Παραχώρηση των Προσωπικών σας Δεδομένων

Στο πλαίσιο της σχέσης μας ίσως χρειαστεί να συλλέξουμε προσωπικά δεδομένα δια νόμου, ή βάση σύμβασης που διατηρούμε μαζί σας. Χωρίς αυτά τα δεδομένα, ίσως να μην είμαστε σε θέση να οριστικοποιήσουμε ή να εκτελέσουμε μια σύμβαση μαζί σας.

Εάν επιλέξετε να μην μας δώσετε αυτά τα προσωπικά δεδομένα, μπορεί να μας καθυστερήσει ή να μας αποτρέψει από την εκπλήρωση των υποχρεώσεων μας. Επίσης μπορεί να σημαίνει ότι δεν μπορούμε να εκτελέσουμε υπηρεσίες που είναι αναγκαίες για την αποτελεσματική παροχή υπηρεσιών σε εσάς.

Η οποιαδήποτε συλλογή δεδομένων που είναι προαιρετική θα γίνεται ξεκάθαρη στο σημείο συλλογής.

8. Υπεύθυνος Επεξεργασίας και ο Εκτελών την Επεξεργασία

Ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας είναι το ΤΕΠΑΚ που εδρεύει στην Αρχιεπισκόπου Κυπριανού 30, 3036 Λεμεσός.

Ο Εκτελών την Επεξεργασία είναι οποιοδήποτε φυσικό ή νομικό πρόσωπο, δημόσια αρχή, υπηρεσία ή άλλος φορέας που επεξεργάζεται ΔΠΧ με οδηγίες του ΤΕΠΑΚ.

9. Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων του ΤΕΠΑΚ

Σύμφωνα με τον ΓΚΔΠ, το ΤΕΠΑΚ έχει ορίσει Υπεύθυνη Προστασίας Δεδομένων, η οποία συμμετέχει σε όλα τα ζητήματα τα οποία σχετίζονται με την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Τα στοιχεία επικοινωνίας της Υπεύθυνης Προστασίας Δεδομένων είναι αναρτημένα και στον ιστότοπο του ΤΕΠΑΚ.

Μπορείτε να επικοινωνείτε με την Υπεύθυνη Προστασίας Δεδομένων στη διεύθυνση:

Υπεύθυνη Προστασίας Δεδομένων
Τ.Θ. 50329
3603 Λεμεσός

ή στην ηλεκτρονική διεύθυνση: gdpr.dpo@cut.ac.cy

10. Αλλαγές στην Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων

Το ΤΕΠΑΚ διατηρεί το δικαίωμα να αναθεωρεί την παρούσα Πολιτική Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα όταν το κρίνει αναγκαίο.